Liste Indispensable pour Organiser vos Événements en 2024

Créer une entreprise de planification d’événements est une chose, mais établir une checklist de planification d’événements en est une autre, bien plus complexe. Vous avez fait le premier pas en acceptant un client, mais quelle est la suite ?

Qu’est-ce qu’une Checklist de Planification d’Événements ?

À première vue, organiser un événement peut sembler simple. Mais détrompez-vous, c’est l’un des métiers les plus stressants qui soient. La planification d’événements professionnels, que ce soit pour l’entreprise ou une conférence, ne se compare en rien à l’organisation de l’enterrement de vie de jeune fille de votre cousine. Cela nécessite des compétences pointues et une checklist exhaustive de planification.

Une checklist de planification d’événements sert à inventorier toutes les tâches nécessaires pour rendre un événement réussi. Elle doit inclure des éléments cruciaux tels que le temps, l’objectif, et le budget. En général, elle se divise en trois étapes : la pré-planification, le jour J, et la planification post-événement. Explorez ces étapes dans cet article conçu pour vous guider dans l’univers des entreprises d’événementiel.

Les Composantes Principales de la Checklist

Monter un business d’événementiel peut être lucratif et commencer depuis le confort de chez soi. Cela dit, réussir nécessite une checklist détaillée conçue intelligemment. Identifions les éléments essentiels qui influencent l’efficacité de votre liste.

• Date : La date est souvent non négociable et doit être fermement décidée après consultation avec votre client.
• Lieu : Le choix de l’emplacement définit l’esthétique et l’espace disponibles pour l’événement.
• Type d’événement : Déterminez le type d’événement en collaboration avec votre client. Bien que vous ne puissiez imposer vos idées, vous pouvez les conseiller en tant qu’expert.
• Objectifs : Comprendre les objectifs derrière l’événement, car cela devient un atout pour votre entreprise et aide à élaborer un plan de gestion de crise.
• Budget : Soyez clair sur le budget global, la marge de profit souhaitée et la qualité de service fournie.

Approche en 10 Étapes pour Planifier des Événements

La planification d’un événement requiert de la multifonctionnalité et de la prévoyance. Chaque étape compte pour garantir le succès. Explorons une approche en 10 étapes :

• Comprendre l’objectif de l’événement.
• Clarifier la date et vérifier les disponibilités.
• Établir un plan directeur.
• Fixer un budget adéquat.
• Lancer la promotion de l’événement.
• Rechercher des sponsors et partenaires médias.
• Lancement de la billetterie.
• Gestion des services de restauration.

Chronologie Idéale pour la Planification d’un Événement

La chronologie joue un rôle crucial dans la planification. Adoptez cette ligne directrice idéale sur six mois, en gardant à l’esprit que la réalité pourrait nécessiter une adaptation rapide.

4-6 Mois Avant l’Événement

• Établir les objectifs et le concept global de l’événement.
• Fixer la date avec le client.
• Identifier le lieu et négocier les termes.
• Discuter immédiatement du budget.
• Recruter et déléguer au sein d’une équipe.
• Déterminer les activités, la nourriture et les boissons.

3-4 Mois Avant l’Événement

• Préparer un corpus de documents essentiels.
• Finaliser les aspects liés aux intervenants et aux divertissements.
• Démarrer la vente des billets si nécessaire.
• Intégrer un plan de communication dans la checklist.

1-2 Mois Avant l’Événement

Cette période est décisive. Voici quelques conseils pour cette étape :

• Envoyer des rappels aux sponsors, participants et vendeurs.
• Faire le point avec le client pour un dernier état des lieux.

1 Semaine Avant l’Événement

La dernière ligne droite, soyez prudent :

• Vérifier chaque détail et prévoir des plans de contingence.
• Assurer la coordination entre départements.
• Répéter les détails finaux avec le traiteur.

Jour de l’Événement

Le jour même est crucial, et voici comment s’y prendre :

• Arriver tôt avec l’équipe pour vérifier l’installation.
• Distribuer le script événementiel aux participants.
• Recevoir un retour du client.

Suivi et Analyse Post-Événement 

Lorsque l’événement touche à sa fin, votre travail se poursuit :

• Soldez les comptes avec le lieu et les participants.
• Examiner la situation financière.
• Envoyer une reconnaissance au client et aux participants.

Pensée Finale 

En conclusion, cette checklist de planification d’événements vous offre un guide structuré pour avancer dans le secteur. Bien que ce format idéal sur six mois soit courant, la réalité peut exiger une flexibilité rapide. En découpant ces étapes en fonctions de votre calendrier, vous serez prêt à relever tous les défis.